Подбор персонала на выставку. Как сэкономить нервы и деньги

В одной из наших прошлых статей мы рассматривали вопрос важности подбора промоутеров, а также то, как эффективно использовать бюджет и избежать ненужных расходов при их Однако, не менее важен вопрос подбора промо-персонала для выставок и прочих рекламных мероприятий. Как и всегда при взаимодействиях между людьми, первое впечатление можно произвести только один раз, и от того, кто и как его создаст, зависит дальнейшее взаимодействие. В случае с выставкой, это взаимодействие с вашим брендом.»

Выставки и прочие мероприятия – это мощная платформа для привлечения клиентов, заключения сделок и укрепления репутации бренда. И именно здесь правильный выбор персонала играет критическую роль. Давайте разберёмся почему:

Во-первых, привлечение внимания. В условиях конкурентной борьбы за внимание на выставках, персонал на вашем стенде – это ваш первый козырь в рукаве. Хорошо подобранный персонал – это как яркий баннер, который не просто привлекает взгляды, но и заставляет людей останавливаться у вашего стенда.

Во-вторых, представление бренда. Промо-персонал – это лицо вашего бренда. То, как они выглядят, ведут себя и общаются, отражает вашу компанию и её ценности. Ваш персонал – это воплощение вашего фирменного стиля и культурного кода.

В-третьих, непосредственное взаимодействие с посетителями. Хороший персонал не просто улыбается и раздает флаеры. Он активно взаимодействуют с гостями, отвечает на вопросы, помогает создать положительное впечатление о вашем продукте или услуге. И здесь очень важно, насколько хорошо они умеют общаться с незнакомыми людьми.

В чем сложность работы персонала

Грубо говоря, работа с людьми всегда сложна как физически, так и морально. Персоналу на передовой мероприятия предстоит часами стоять, приветствовать гостей, отвечать на многочисленные вопросы посетителей, а еще не забывать презентовать продукцию и привлекать потенциальных клиентов, не теряя положительного настроя. При этом натянутая улыбка не пройдёт – люди всегда знают, когда к ним относятся неискренне.

На самом деле работа персонала на выставке очень похожа на обычные переговоры или прямые продажи, однако некоторые отличия всё же есть:

• Одновременное присутствие большого количества клиентов и посетителей.
• Ограниченное время работы с каждым посетителем.
• Работа в условиях постоянного стресса.
• Переговоры могут и не состояться.

Основные требования к персоналу

Внешность и презентабельность

Внешний вид промо-персонала должен соответствовать бренду и цели мероприятия. Учитываются такие параметры, как возраст, пол, стиль и даже общая внешность. Например, если ваш бренд ориентирован на молодёжь, то и персонал должен быть соответствующим: свежим, энергичным, динамичным. Вспомните выставку моды в Париже, где молодые сотрудники помогли создать атмосферу инноваций и свежести, идеально подчёркивающую дух бренда.

Профессиональные качества

Всё же персонал на выставке – это не только внешний вид. Сотрудники должен обладать определёнными навыками, которые помогут выполнять свои задачи эффективно. Среди ключевых качеств – коммуникативные способности и умение вести презентации, по сути даже сами продажи. Нужно, чтобы сотрудники могли при необходимости с лёгкостью объяснять сложные технические характеристики продукта, делая его доступным и интересным для любого посетителя.

При наличии сложного продукта важно провести предварительную презентацию и обучить персонал всем нюансам. Так во время мероприятия удастся избежать неприятных казусов и на каждый вопрос посетителя будет найден ответ.

Личностные качества

Не менее важны личностные качества. Персонал должен уметь оставаться спокойным в стрессовых ситуациях, быть дружелюбным и харизматичным. Выставки – это, как мы уже сказали выше, своего рода многочасовой марафон на ногах, и ваши стендисты должны выдерживать этот темп с улыбкой на лице.

Процесс поиска персонала

Поиск и подбор кандидатов

Есть много способов найти подходящих кандидатов.Основные из них – это специализированные агентства, онлайн-платформы, социальные сети, рекомендации коллег. К слову, наше агентство Prommo специализируется на подборе промо-персонала для выставок под ключ. У нас есть наработанная годами база проверенных кандидатов, и мы можем предложить вам подходящий вариант в кратчайшие сроки. Как говорил один известный модельер, «успех на 50% зависит от правильного выбора людей».

Проведение кастингов и интервью

Организация кастингов и интервью – важный этап в процессе отбора. Здесь важно задавать правильные вопросы и проверять навыки кандидатов. Например, как они справляются с неожиданными вопросами? Могут ли они быстро адаптироваться к изменениям? Во время небольших (онлайн) кастингов вы сможете увидеть, насколько кандидат соответствует вашим ожиданиям и как он вписывается в общий контекст вашего мероприятия.

Рынок услуг промо-персонала в России довольно большой и развитый, поэтому заказчики имеют возможность выбирать выставочный персонал, как по внешним параметрам, так и по определенному уровню знаний, например владение тем или иным иностранным языком. Стоимость услуг опытных стендисток за несколько дней выставки будет достаточно высокой, однако даже весомые траты компенсируются гарантией выполнения поставленных задач и выхлопом в виде новых клиентов. Профессионалы в этой области не только обладают навыками привлечения и удержания внимания потенциальных покупателей, но и умеют отсекать неперспективные контакты. Их умение работать с людьми и тонкое понимание психологии помогают эффективно справляться с задачами на выставках.

Критерии оценки

Соответствие

Персонал должен не только выглядеть стильно, но и соответствовать образу бренда. Это не только про внешний вид, но и про поведение. Например, если вы продаёте высокотехнологичные гаджеты, то вам будет нужен персонал, который выглядит современно, уверенно держится и способен легко объяснять технические тонкости продукта. Проверьте своих сотрудников по этим параметрам: соответствует ли их внешний вид и манера общения фирменному стилю? Если да, то это уже большая часть успеха.

Единая промо-форма для всего персонала ощутимо поднимет впечатление о вашем стенде у участников мероприятия и привлечёт дополнительных посетителей.

Оценка профессиональных навыков

Оценивайте кандидатов на предмет того, насколько они умеют вести презентации, взаимодействовать с посетителями и демонстрировать продукт. Проверьте, могут ли они поддерживать разговоры на несколько тем, легко ли переключаются между задачами и способны ли объяснять сложные аспекты продукта просто и понятно.

Для этого можно провести небольшой тест: попросите кандидата рассказать о любом предмете, как будто они продают его. Это покажет, насколько они уверены в себе, как взаимодействуют с аудиторией и насколько убедительно преподносят информацию.

Рассмотрение отзывов и рекомендаций

Отзывы и рекомендации смогут представление о том как человек работает на практике, как справляется с задачами и взаимодействует с командой. Не стесняйтесь запросить рекомендации от предыдущих работодателей или агентств. Это поможет понять, насколько кандидат соответствует вашим требованиям и ожиданиям.

Также не забывайте о самостоятельных исследованиях. Просмотрите социальные сети кандидата, обратите внимание на его поведение и отзывы других клиентов. Иногда такие мелочи могут сказать больше, чем официальные рекомендации.

Логистика и организационные моменты

Обеспечение формальной стороны

Формальное оформление отношений с персоналом – это основа успешного сотрудничества. Необходимо заключить договор, который будет включать все юридические аспекты и условия работы. Этот документ должен чётко оговаривать обязанности, время работы, оплату и дополнительные условия, такие как транспортные расходы или обеспечение питанием.

Пример такого договора об оказании услуг между юридическим лицом и самозанятым.

Обучение и подготовка персонала

Проведите брифинг, объясните основные задачи и ожидаемые результаты. Ознакомьте персонал с продуктом и брендом, расскажите о ключевых особенностях и преимуществах, которые они должны будут подчеркнуть в разговорах с посетителями.

Рассмотрите возможность проведения небольшой репетиции. Например, если стендистка будет демонстрировать продукт, убедитесь, что она уверенно справляется с этой задачей. Подготовка – это залог того, что персонал будет чувствовать себя уверенно и профессионально на выставке.

Планирование графика

В идеале всё должно быть чётко спланировано и учтено. Составьте график работы, включающий время на отдых, питание, переодевания и смены. Убедитесь, что промоперсонал знает своё расписание и может следовать ему без проблем.

Важно также предусмотреть возможные форс-мажоры: что делать, если сотрудник задержится или не сможет присутствовать. Иметь план Б никогда не повредит, особенно в условиях динамичной выставочной среды.

Координация во время мероприятия

Контроль и поддержка

Во время выставки сотрудники часто сталкиваются с многочисленными задачами и вызовами. Внимание и поддержка координатора – один из ключей к их успешной работе. Обеспечьте контроль выполнения задач, помощь сотрудникам, когда это необходимо, и тогда возникающие проблемы будут решаться оперативно.

Постоянное наблюдение поможет выявить слабые места и вовремя внести изменения. Сотрудники ценят, когда их работа признаётся и когда они получают конструктивные комментарии.

Обратная связь и корректировки

Слушайте замечания и предложения от тех, кто на передовой. Анализируйте как можно улучшить процесс взаимодействия. Собирайте обратную связь не только от сотрудников, но и от посетителей выставки. Это поможет понять, насколько эффективно персонал выполняет свои задачи и как можно улучшить взаимодействие с гостями.

Мотивация и поддержание энтузиазма

Поддержание позитивного настроя и мотивации сотрудников требует отдельного внимания. Признание достижений, небольшие бонусы и создание комфортных условий работы помогут промо-персоналу работать на максимальном уровне отдачи.

Простые слова поддержки, признание усилий и благодарность за хорошо выполненную работу могут существенно повысить мотивацию промо-персонала.

Подытожим

Таким образом поиск, подбор, подготовка и координация промо-персонала – это довольно трудоёмкий процесс, требующий знаний, понимания и в идеале опыта. От понимания роли персонала и определения требований к нему до процесса подбора персонала и его координации на месте – каждый шаг важен для создания успешного и запоминающегося мероприятия.

Если у вас есть вопросы вы ищете профессиональный персонал для выставки, мы в Prommo всегда готовы помочь. Мы работаем по всей России с 2008 года и знаем как сделать следующее мероприятие по-настоящему эффективным для ваших продаж.

Почему стоит обратиться в Prommo?

• Мы учтем каждое пожелание при поиске и подборе персонала.
• Наши сотрудники будут заранее подготовлены к вашему мероприятию и его формату.
• Мы подберём дополнительный людей для замены на случай какого-либо форс-мажора.
• Мы работаем в рекламной отрасли с 2008 года и за это время предоставили более 10 тыс. человек.
• Мы тщательно контролируем каждый этап рекламной кампании, всё время находясь на связи.
• Мы предоставляем стендистов, хостес, промо-моделей, официантов, грузчиков, курьеров, промоутеров и другой временный персонал, который поможет успешно организовать любое мероприятие.